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Un estudio de Harvard entre altos directivos de empresas, encontró 6 estrategias de organización del tiempo que los ayudan a ser más eficientes y productivos.

Entre tantos pendientes, ¿cómo organizan sus días los encargados de las compañías más exitosas? Para averiguarlo, investigadores de Harvard Business School siguieron por tres meses a 27 presidentes de empresas públicas de alto perfil.

Si bien las compañías pertenecían a giros distintos y se movían en mercados disímbolos, Harvard sí encontró un denominador común entre estos empresarios: su administración del tiempo. En particular, todos organizan su día de acuerdo con al menos 6 estrategias.

Aunque existen diferentes métodos de organización del tiempo, y cada persona elige con el que se sienta más cómoda, éstas son las estrategias o técnicas que utilizan estos directivos para llevar su agenda. De acuerdo con el estudio de Harvard, todas ellas ayudan a mejorar la eficiencia y productividad.

1. Incluir las tareas personales

Sí, la mayoría siente el impulso de incluir en su agenda únicamente las tareas laborales. Sin embargo, es realista y necesario anotar también las actividades personales, ya que ni siquiera Warren Buffet es un robot.

Este empresario, por ejemplo, reserva algunas horas diarias para leer. Todos anotan el tiempo que destinan en los traslados con su familia, igual que el tiempo con los amigos, el gimnasio y -en general- toda la agenda personal.

2. Contemplar descansos entre reuniones

Los ejecutivos que participaron en el estudio también contemplan pausas para descansar 10 minutos entre reuniones. Además, son conscientes de que casi ninguna reunión comienza y termina justo a tiempo, por lo que la agenda en estos momentos es más flexible.

3. Delegar con maestría  

Delegar es una habilidad esencial para manejar un equipo de trabajo con éxito. Si un líder concentra demasiadas responsabilidades, desperdiciará su tiempo respondiendo preguntas y orientando sobre cómo hacer las actividades. Al final, quedará poco o nada para planear y en sí, dirigir el negocio.

Esta estrategia no es directamente de administración del tiempo, pero termina siendo indispensable.

4. Prepararse para el día de mañana

Aquí el mañana no es metafórico, sino literal: los empresarios asignan un tiempo para preparar algo del día siguiente. Por ejemplo, asignan 15 minutos para anotar los pensamientos o reflexiones que quieren recordar al día siguiente.

La mayoría se da el tiempo de leer estos pensamientos al inicio de su día. Se trata de aprendizajes, recordatorios, lecciones, advertencias y en general toda información que será crucial recordar.

5. Asignar tiempo para el desarrollo profesional

Para una adecuada administración del tiempo, es indispensable dejar en la agenda un espacio para lecturas, cursos, talleres y otros momentos de desarrollo profesional. De hecho, los CEO que participaron en el estudio contemplan libros, videos y la escucha de podcast.

6. Limitar el correo electrónico

Cuando no se utiliza con moderación, el correo electrónico es el mayor responsable de las pérdidas de tiempo en el trabajo. Por lo tanto, esta estrategia consiste en limitar su uso tanto como sea posible y sustituirlo por medios más rápidos.

La mayoría de los asuntos se resuelven de manera más eficiente en persona o por teléfono. Cuando se trata de temas al interior de la empresa, una práctica común entre los CEO es platicarlos directamente con sus empleados… Y no tiene que ser siempre en un entorno formal, también se pueden aprovechar estos momentos para hacer caminatas.