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Los ERP son sistemas que automatizan la administración y otras funciones centrales de las pymes, con el objetivo de ahorrar dinero y facilitar el crecimiento de cualquier negocio.

Tras dos años de operación, Marilú tuvo que cerrar su negocio debido a la falta de ingresos y el descontrol financiero. Estos problemas se habrían evitado con lo que es un ERP, un sistema que sirve para tener control de la administración, reducir gastos y mejorar la cobranza.

De hecho, el negocio de Marilú encaja en la estadística de México, donde la mayoría de las pymes cierran por ingresos insuficientes y falta de indicadores, de acuerdo con el INEGI.

Por esta razón, los ERP son los recursos de apoyo más aconsejados para las empresas que buscan ser productivas y crecer.

Tanto en el ámbito de los negocios en México, como en distintos estudios académicos, se ha corroborado la eficacia de los sistemas de administración para promover la competitividad de las pymes.

Y el mercado ha evolucionado tanto, que estos sistemas han dejado de ser un privilegio para grandes empresas: ahora abundan los ERP en la nube, de bajo costo, especializados en pymes y profesionales independientes.

ERP: qué es y para qué sirve

Un ERP es un sistema de administración que concentra en una sola plataforma todos los procesos de administración, contabilidad, ventas, compras, inventarios y otras funciones clave de un negocio.

Si bien su nombre viene del inglés (Enterprise Resource Planning), México ya cuenta con un mercado desarrollado de sistemas ERP para empresas de distinto giro y tamaño, como se puede ver en portales informativos como ComparaSoftware.  

En general, un sistema ERP sirve para:

1. Integrar y automatizar procesos de administración, finanzas, ventas, inventarios, distribución, planeación, recursos humanos y contabilidad.

Por ejemplo, con un ERP se puede lograr que cada venta se refleje en automático en los inventarios, control de ventas, facturación y los distintos estados financieros.

2. Conjuntar la información de la empresa en una sola plataforma, con acceso a usuarios permitidos.

En el caso de los ERP en la nube, cualquier persona a la que se conceda el acceso puede ingresar desde cualquier lugar con acceso a internet. Sin duda, una posibilidad valiosa para el home office.

3. Proporcionar visibilidad general de los números y procesos de la empresa.

Hay ERP que concentran los indicadores del negocio en paneles de control o dashboard, tanto por módulos (ventas, finanzas, contabilidad, nóminas, inventarios y producción, por mencionar algunos) como por procesos (reportes de ventas, administración de los materiales y costos, por ejemplo).

 4. Mantener gastos al mínimo

Con un ERP, las pymes ahorran tiempo en la obtención de la información y en procesos que por lo general pueden tardar, como la facturación, la elaboración de pólizas de venta y contables, reportes de ventas, seguimiento a clientes y cobranza. Para conocer más formas en que un ERP reduce los gastos, se recomienda consultar este artículo de MBA.

5. Realizar cobranza efectiva

Los ERP cuentan con funcionalidades más o menos robustas para dar seguimiento las cuentas por cobrar a clientes. Algunos de estos sistemas, como Bind ERP, sí están muy concentrados en optimizar la cobranza.

6. Mejorar toma de decisiones

Al contar con informes en tiempo real y paneles de control para observar los indicadores del negocio, los dueños y administradores cuentan con los inputs que requieren para la toma de decisiones.

7. Controlar costos

Debido a que ofrece una visión general de cada proyecto, el ERP también ayuda a monitorear el costo real de los distintos procesos de la empresa. Con esto, los ERP se convierten en aliados invaluables para la contabilidad de costos.

8. Optimizar inventarios

Los ERP o software de administración de inventarios automatizan la gestión del stock, reducen al mínimo el robo hormiga, conectan distintos almacenes y ayudan a conocer las tendencias, como el punto de reorden.

9. Mejorar comunicación interna

Uno de los beneficios del ERP más difíciles de medir, pero más tangibles para los usuarios, es la mejora en la comunicación.

Debido a que todos tienen acceso a la información clave para sus procesos y decisiones, se rompen las barreras informativas, se evita la pérdida de los datos y se eliminan las tareas duplicadas.

10. Aumentar ventas  

Finalmente, un ERP permite optimizar las ventas, pues muestra el comportamiento de los ingresos y de las ventas por cliente, producto, sucursal o por periodo.

Asimismo, estos sistemas también automatizan el seguimiento postventa, como la expedición de facturas digitales.

En conclusión

Las principales características de un ERP lo vuelven un sistema empresarial más completo que otros tradicionales, como los MRP o los CRM.

Como explica este artículo de Forbes sobre los ERP en la nube, esta tecnología se está democratizando y expandiendo entre las pymes gracias a los sistemas que trabajan con el modelo de renta (Software as a Service). Manejan precios accesibles, sin necesidad de instalación y son fácilmente escalables.

En resumen, la implementación de lo que es un ERP sirve para crecer con orden, ofrecer visibilidad financiera, reducir gastos administrativos, poder operar desde cualquier lugar y aumentar la productividad en todas las áreas de la empresa.