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El método Top Grading proporciona pautas claras para mejorar la efectividad de las contrataciones laborales. Francisco Aguirre, asesor de Helpi Coaching, nos lo explica.

Para cualquier la empresa, la importancia del proceso de selección de personal se puede dimensionar con pesos y centavos: cada contratación fallida cuesta el equivalente a 10 meses de sueldo, en promedio.

Así explicó Francisco Aguirre, coach de Helpi Coaching, la relevancia de que los negocios -independientemente de su tamaño- pongan atención en el proceso de selección de personal.

No se trata solamente de realizar con esmero esta función crítica del área de Recursos Humanos, sino también de implementar un método que proporcione las herramientas para:

  • Estandarizar los procedimientos de selección de personal en la empresa.
  • Obtener los instrumentos y técnicas de evaluación de personal que se requieren.
  • Analizar, ordenar e interpretar los resultados de los cuestionarios, entrevistas, tests y demás instrumentos que se apliquen.
  • Respaldar la decisión final de contratación.
  • Elevar el nivel de eficacia para reducir las tasas de rotación por deserción laboral.

Según las estadísticas, el 50 por ciento de las contrataciones a nivel mundial son fallidas, advirtió Aguirre. Esto significa que no se contrató a la persona adecuada para el puesto y la empresa adecuada.

¿Qué es el proceso de selección de personal?

El proceso de selección de personal consiste en una serie de pasos y protocolos para la contratación de un trabajador, según lo demande la organización. Inicia desde el momento en que una persona se postula para una vacante y concluye cuando, finalmente, se realiza la contratación.

Asimismo, el proceso de selección de personal es una herramienta para diferenciar entre candidatos cualificados y quienes no lo están, mediante diferentes técnicas, como explica Question Pro.

Este proceso es crítico para cualquier negocio, pues impide el desperdicio de tiempo y dinero tanto para el trabajador contratado, como para su equipo y la empresa.

En la estimación de la pérdida de 10 meses de sueldo del puesto por cada contratación fallida, se encuentran contemplados:

  • El valor de la liquidación o indemnización por despido.
  • Los errores cometidos por los colaboradores no adecuados.
  • Tiempo perdido por los demás colaboradores para subsidiar el trabajo no realizado.
  • El tiempo que el dueño tiene que dedicar a resolver problemas laborales.

“El impacto de una contratación fallida es brutal, por ello es muy importante que dediquemos el tiempo necesario a la selección de personal para garantizar que el negocio funcione”, comentó Aguirre al impartir el webinar “Cómo seleccionar a los mejores colaboradores para tu pyme”, entre clientes de Bind ERP.

El método Top Grading para la selección de personal

Comúnmente, las empresas eligen a su personal por recomendación y únicamente se realizan dos o tres entrevistas. Pero éstos son errores que traen consecuencias, advirtió Aguirre.

De hecho, México es el país con más deserción laboral en América Latina, según este reporte.

Para evitarlo, Aguirre explicó los pasos centrales de Top Grading, una metodología para la selección de personal en la que Helpi Coaching está certificado para apoyar a las pymes.

La jefa o jefe directo es quien realiza la primera entrevista con los candidatos. Foto vía Pexels.

A grandes rasgos, el método Top Grading contempla que las empresas cuenten con un “Manual de Selección de Personal”. En primer lugar, en este documento se deben plantear el objetivo o “Declaración de resultados” que se desean alcanzar. Por ejemplo, que al menos el 90 por ciento de los colaboradores sean “A Players”, es decir, trabajadores de excelencia.

Enseguida, el proceso de selección de personal Top Grading debe contemplar 11 pasos.

1. Crear el “score card” del puesto

En términos generales, se trata de una lista de los objetivos a cumplir, con su puntuación y comentarios.

2. Revisar currículum vitae que se reciban

Revisar los currículum vitae para identificar los que proyecten los conocimientos, experiencia y habilidades requeridos para el puesto.

3. Entrevista telefónica de filtrado

Esta entrevista telefónica es para conocer si hay concordancia entre la oferta de la empresa y la compensación económica esperada por el candidato, así como sus fortalezas.

La debe realizar el jefe directo del puesto a contratar y se realizan preguntas como ¿Cuál fue tu último trabajo, por qué te separaste de ese trabajo? Seleccionar a dos o tres candidatos y, ante la duda, Aguirre aconseja descartar.

4. Enviar información al candidato

A los candidatos que hayan pasado el filtro de la entrevista telefónica, se les envía el “score card” del puesto, el manual del puesto y la visión estratégica. Entonces, se le pide al candidato que envíe por correo electrónico los estándares generales de la empresa (que deben venir dentro del Manual del Puesto), ordenándolos de mayor a menor importancia y autocalificándose con las letras A, B o C en cada estándar.

En esta fase del proceso de selección de personal, los candidatos se autoevalúan según estándares generales de la empresa. Foto vía Pexels.

5. Realizar entrevista top grading

Al menos dos personas deben realizar la entrevista Top Grading a los candidatos, para conocer su dimensión personal y profesional. En lo personal, se busca conocer sobre su vida, cómo se organiza y dónde vive (especialmente para conocer qué tan difícil le sería el traslado).

Para la dimensión profesional, idealmente, se deben dedicar entre 20 y 30 minutos por trabajo anterior. Cada entrevistador debe llenar la “Score Card” con sus propias puntuaciones y comentarios.

6. Entrevista enfocada

Esta entrevista se conocer si el candidato cumple con lo que requiere el puesto vacante, con preguntas como ¿Cómo hacías este trabajo en tu puesto anterior, con qué volumen?, ¿con qué herramientas lo hacías?

7. Entrevista de referencias

Se realizan algunas entrevistas con ex jefes y ex colaboradores, para validar información respecto a los trabajos anteriores.

8. Revisión de antecedentes

Es la constatación de la trayectoria del candidato.

9. Seleccionar al candidato ideal

Se toma la decisión a partir del análisis de las entrevistas y revisión de los antecedentes.

10. Hacer propuestas al candidato

Comunicación de la propuesta y, de ser necesario, negociación de algunos términos o condiciones.

11. Contratación

Concluye, así, el proceso de selección de personal.

Adicionalmente, Aguirre explicó que para los puestos relacionados con el manejo de recursos, es buena idea incluir en el proceso de selección de personal algunas pruebas de confianza, con el fin de aumentar la posibilidad de contratar a la persona adecuada.