En cualquier empresa, el registro de todas las operaciones de mercancías es una función clave, pues de ella depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas.
Se habla mucho de la importancia de los ingresos para el funcionamiento de un negocio. Y es cierto: el dinero es como el alimento que nutre y permite avanzar a una empresa.
Sin embargo, las mercancías son como el corazón del negocio, pues además de su valor económico, son las que permiten ofrecer los productos y servicios a los clientes.
Por ello, es crucial llevar un registro y control de las operaciones de mercancías, especialmente en el caso de las empresas de productos.
Este control de mercancías permite conocer con exactitud el resultado de las ventas e incide en la salud financiera de cualquier negocio.
¿Cómo elegir el procedimiento?
Existen distintos métodos para el registro de mercancías. Elías Lara Flores, en su libro “Primer curso de contabilidad”, disponible para consulta en este enlace, sugiere tomar en cuenta estos criterios para elegir el mejor procedimiento:
- Capacidad económica de la empresa
- Volumen de operaciones
- Claridad en el registro
- Información que se desea obtener
3 procedimientos para el registro y control de las operaciones de mercancías
Para registrar las operaciones relacionadas con inventarios, como las compras, gastos de compra, descuentos, devoluciones y ventas, disponemos de tres métodos o procedimientos:
- Procedimiento global de mercancías generales: Consiste en registrar las existencias en una sola cuenta.
- Método analítico o pormenorizado: A diferencia del global, el procedimiento analítico implica registrar las mercancías en cuentas distintas.
- Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos: Es el registro de mercancías que se lleva a cabo después de cada transacción, por lo que permite conocer en todo momento el nivel de inventarios y su valor.
Ahora bien, éstas son las operaciones de mercancías que deben registrarse:
- Compras
- Gastos de compra
- Devoluciones sobre compras
- Descuentos o rebajas sobre compra
- Ventas
- Devoluciones sobre ventas
- Descuentos o rebajas sobre ventas
Además, es importante considerar el inventario inicial y final de las mercancías para realizar el cálculo de la utilidad o pérdida en ventas.
Una consideración sobre los procedimientos global y analítico
Al trabajar con los procedimientos global o analítico, no se puede obtener de inmediato el costo de lo vendido ni la utilidad o pérdida en ventas, pues el inventario final de mercancías no aparece registrado en ninguna cuenta.
Para determinarlo, es necesario hacer recuento físico de las existencias, lo que obliga a cerrar la empresa.
Otro inconveniente es que, como se desconoce con exactitud el valor de lo que debería haber en existencias, no se puede descubrir si ha habido robo hormiga y errores en el manejo de las mercancías.
¿Y los inventarios perpetuos?
Por otro lado, el proceso de inventarios perpetuos elimina estos inconvenientes, pues consiste en registrar las operaciones de mercancías, de forma que podamos conocer en cualquier momento el valor del inventario final, del costo de lo vendido y de la utilidad o pérdida en ventas.
Éstas son las cuentas que se usan para registrar las operaciones de mercancías:
- Almacén
- Costo de ventas
- Ventas
Al llevar el control desde una cuenta contable, la ventaja es que permite conocer el inventario final en cualquier momento y sin necesidad de cerrar la tienda.
Además, éste es el procedimiento de registro y control de las operaciones de mercancías que ofrece mayor control sobre el robo hormiga y otros tipos de merma.
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Yenisey Valles
Hago periodismo económico desde el 2002 y me especialicé en esta área con un diplomado en el Tec de Monterrey. Soy comunicóloga, maestra en Humanidades por la UDEM y doctora en Ciencias Sociales con orientación en Desarrollo Sustentable por la UANL. Actualmente, soy Content Manager en Bind México, además de impartir talleres de redacción en posgrado.
