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El robo hormiga es el segundo delito más común en las empresas mexicanas. Las auditorías de inventarios ayudan a prevenirlo y evitar mermas por productos obsoletos.

Manejar las existencias es una labor estratégica que implica mantener los costos al mínimo y al mismo tiempo, asegurar el aprovisionamiento. Para lograrlo, es indispensable realizar periódicamente una auditoría de inventarios.

El asunto no es menor, si se considera que un adecuado control del stock contribuye a alcanzar los objetivos financieros, comerciales y operativos de un negocio, tales como:

  • Reducir los costos financieros ocasionados por cantidades excesivas de inventario.
  • Aminorar el riesgo de fraudes.
  • Mantener al mínimo el robo hormiga y las mermas.
  • Asegurar las existencias en cada venta.
  • Evitar pérdidas por baja de precios.

De hecho, el robo hormiga ya superó a la extorsión como el segundo delito que más padecen las empresas mexicanas, por detrás de los asaltos, según la última Encuesta Nacional de Victimización de las Empresas (ENVE), publicada por el INEGI en el 2018.

De ahí la importancia de implementar un programa de auditorías que se realicen periódicamente, según el tamaño y las necesidades de la empresa.

El control de inventarios

Para empezar, el inventario está compuesto por los bienes destinados a la venta o producción, como la materia prima, los productos en transformación, artículos ya terminados, envases, refacciones y materiales necesarios en el ciclo de operación, según la definición del Instituto de México de Contadores Públicos.

En términos generales, estos activos se agrupan en cuatro grandes categorías:

  1. Mercancías
  2. Materias primas y auxiliares
  3. Productos en curso de fabricación
  4. Productos terminados

El control de inventarios comienza en cuanto se reciben los artículos, una fase crucial porque del informe de recepción depende que las órdenes de compra coincidan con el valor de los inventarios y otros registros contables.

Objetivos de la auditoría de inventarios

Área clave del control de inventarios, la auditoría consiste en una serie de procedimientos cuya finalidad es comprobar que el registro, flujo y valuación de los inventarios esté realizándose correctamente.

Además, busca verificar la aplicación de los métodos y técnicas de administración de inventarios, como consta en esta definición de auditoría.

Para las empresas que manejan productos, realizar periódicamente la auditoría de inventarios es indispensable para detectar las debilidades en el manejo del stock y corregir el déficit a tiempo. Además, contribuye a:

  • Detectar causa de faltantes de inventario
  • Garantizar el abasto de mercancías
  • Comprender mejor la cadena de suministro

¿En qué consiste la auditoría?

Con frecuencia, se piensa que auditar inventarios consiste únicamente en verificar que las cifras de los registros finales del stock coincidan con los resultados del conteo físico. Sin embargo, esta área incluye muchas otras funciones que dependerán de las necesidades de cada empresa.

1. La planificación de la auditoría

Si bien existen distintos métodos para efectuar la auditoría de inventarios, en términos generales se aconseja iniciar la auditoría con una evaluación del sistema de control interno, para determinar su confiabilidad.

Con este diagnóstico, se puede planificar cómo procederá la auditoría administrativamente (si puede ser realizada por el propio personal, o bien, por un externo) y técnicamente (cuáles procedimientos elegir).

Como parte de la planificación, también es aconsejable crear un cronograma y recolectar la documentación que será necesaria; en caso de manejar un software de inventarios, se detectan los reportes que será indispensable generar.

2. El programa de auditoría

Una vez planificada, la auditoría de inventarios incluye comúnmente medidas como:  

  1. Realizar pruebas para determinar los procedimientos de auditoría aplicables.
  2. Efectuar las pruebas necesarias para cotejar las cifras que muestran los estados financieros.
  3. Verificar la existencia de una política para el manejo de inventarios y determinar su eficacia.
  4. Confirmar que las condiciones de almacén de los inventarios sean las óptimas y cumplan con la normatividad aplicable.
  5. Revisar los conceptos incluidos en los costos de adquisición, como el precio de compra, aranceles; costos de transporte y almacenamiento; y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de los productos.
  6. Cotejar los conceptos incluidos en los costos de transformación y producción, como los materiales incorporados y la mano de obra directa.
  7. Verificar que los costos de los inventarios no incluyan cantidades anormales de desperdicio o mano de obra; costos de almacenamiento; costos de administración sin relación con las existencias y costos de venta.
  8. Confirmar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente.
  9. Verificar si las existencias de los inventarios están reflejadas correctamente en los registros auxiliares.
  10. Comprobar que al cierre del ejercicio se haya contabilizado el inventario final.

Asimismo, en muchas compañías es deseable que el auditor esté presente en el conteo físico del inventario, para verificar que el monto corresponda con los registros contables y establecer la efectividad de los procedimientos de control internos.

Adicionalmente, en ocasiones se puede seleccionar una muestra de almacén para probar la eficacia de los métodos y técnicas para el control de inventarios utilizados por la compañía.

Finalmente, otra función que puede incluir la auditoría de inventarios es inspeccionar físicamente el stock para identificar existencias dañadas y obsoletas.

Contar con un sistema ERP para el manejo de materiales, que incluya un software de gestión de inventarios, es útil porque ayuda a integrar la información y disponer de los reportes necesarios en cualquier momento, ya sea de una fecha determinada o en tiempo real.

Además, muchos de ellos automatizan los inventarios con cada movimiento de ventas y compras, por lo que la auditoría de inventarios se puede realizar de manera más expedita y transparente.