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Para que una plataforma de administración le funcione a una pyme, necesita ser de fácil implementación, estar disponible desde cualquier dispositivo y manejar un precio competitivo.

Para controlar su operación, reducir costos y estar en posibilidades de crecer, las pymes mexicanas necesitan de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por las siglas de Enterprise Resource Planning).

Las estadísticas muestran que el uso de estos sistemas permite incrementar la productividad y, por lo tanto, mejorar las posibilidades de supervivencia de las empresas. Y es que esta tecnología permite automatizar y llevar el control de muchos de los procesos clave para cualquier negocio, como los inventarios, la contabilidad, las compras, ventas, finanzas y nóminas.

Sin embargo, las opciones de ERP presentes en el mercado mexicano son tan diversas que vale la pena distinguir sus funcionalidades y costos, ya que no todos los sistemas de administración están pensados específicamente para las pymes. Además, muchos de ellos solo cubren algunas necesidades, mientras que otros sí brindan soluciones más integrales.

Dos de las marcas presentes en México son Aspel y Bind ERP, softwares que permiten controlar la gestión de la contabilidad, inventarios y otras funciones relativas a la administración. Debido a que presentan diferencias marcadas, a continuación te presentamos sus principales características con el fin de que identifiques cuál de estos sistemas administrativos es el indicado para tu negocio.

1. Funciones y características

Tanto Bind ERP como Aspel son empresas 100 por ciento mexicanas que están dedicadas a proveer soluciones de administración para las pequeñas y medianas empresas.

La primera diferencia entre sus plataformas de administración radica en que mientras Bind ERP trabaja dentro de un modelo de suscripción (Software as a Service), Aspel cobra por usar su licencia, aunque recientemente añadió algunas alternativas de suscripción. Esto significa que Bind ERP no necesita ser descargado en un equipo, sino que se accede a su sistema en la nube, desde cualquier dispositivo.

Otra distinción relevante es que Bind ERP constituye una solución todo-en-uno. Asimismo, los planes de Bind ERP pueden ser adquiridos por cualquier usuario desde Internet. Es decir, no es necesario recibir la visita de ningún instalador o distribuidor, y esta plataforma es tan intuitiva, que solamente se requiere una demostración a distancia para aprender a utilizarla.

Por el contrario, Aspel ofrece al menos 10 productos diferentes que requieren ser adquiridos, descargados e instalados. Además, la pyme que desee adquirir los servicios de esta compañía necesita contactar a un distribuidor que instale y configure el sistema, servicio que tiene un costo adicional.

Una de las diferencias más importantes entre ambas plataformas es su accesibilidad. Mientras que el usuario de Aspel debe acceder a su sistema únicamente en el equipo en que éste fue instalado, quienes utilizan Bind ERP pueden acceder de forma segura a su sistema y a toda su información desde cualquier dispositivo con Internet, algo similar al uso de otras famosas aplicaciones en la nube como Netflix.

2. Módulos disponibles

Ambos sistemas ofrecen soluciones para la administración. Sin embargo, Bind ERP es integral, pues en todos sus planes incluye los módulos básicos para la gestión administrativa: inventarios, compras, ventas, finanzas y generación de reportes empresariales.

Adicionalmente, según el plan contratado, ofrece un módulo de contabilidad electrónica que cubre las principales necesidades de la pyme: desde la descarga de facturas electrónicas directamente del SAT hasta los estados financieros más completos. También, cuenta con un módulo de proyectos con múltiples funciones aptas para procesos productivos simples.

Un funcionalidad a destacar del sistema en la nube es su portal de autofacturación, característica que permite que los clientes de sus usuarios generen sus propias facturas a través de un portal en línea, lo que agiliza procesos de venta y facturación.

Por su parte, Aspel ofrece sus módulos por separado en distintos productos. De hecho, hace falta una integración que tiene un costo para unificar su funcionamiento. Adquirirlos suele representar un costo importante, ya que como explicaremos a detalle más adelante, es necesario pagar la licencia de cada producto.

Algunos sistemas, como Bind ERP, ofrecen accesibilidad desde cualquier dispositivo porque están hospedados en la nube. Fotografía vía Unsplash.

3. Integración con otras aplicaciones

Sin necesidad de programar ni recibir apoyo técnico, los usuarios de Bind ERP pueden enlazar este sistema con más de mil aplicaciones. Esto es posible gracias a una integración con Zapier, un conocido aliado en lo que a automatización de procesos se refiere. Por si fuera poco, gracias a su API, el usuario se puede conectar con más aplicaciones y sistemas.

Además, para facilitar el crecimiento de los usuarios, esta plataforma ofrece un Marketplace de aplicaciones nativas, entre las que destacan PayU para la solicitud de pagos en línea y Shopify para la gestión de tiendas en línea. Cabe destacar que estas integraciones están disponibles desde el plan básico de Bind ERP (+Control).

4. Soporte y actualizaciones

Si bien los servicios post venta son indispensables al adquirir cualquier producto, en el caso de los sistemas de administración estos se vuelven indispensables. En Bind ERP, los clientes cuentan con un completo Centro de Ayuda con guías y múltiples videotutoriales.

Asimismo, pueden recibir asistencia directamente dentro de su cuenta, sin costo extra, vía telefónica o mediante chat. Además, las actualizaciones están incluidas gratuitamente en todos los planes.

En el caso de Aspel, el soporte técnico está disponible en línea, donde cuenta con un foro y un banco de guías para los usuarios. Sin embargo, para acceder a un soporte personalizado y aprovechar las actualizaciones, se debe contratar una póliza.

5. Planes y precio

Bind ERP maneja diferentes planes trimestrales y anuales basados en las diferentes etapas de la vida de una empresa, así como las necesidades que estas presentan en cada una de ellas. Estos difieren en el número de usuarios, productos, ventas, así como en algunas funciones y módulos. 

En caso de requerirlo, los clientes pueden contratar paquetes de servicios adicionales. El rango de precio de los planes comprende desde los $3,840.00 más IVA (Plan +Orden en suscripción anual) hasta los $16,200.00 más IVA (Plan +Crecimiento en suscripción anual).

Por su parte, Aspel agrupa sus servicios en 6 tipos de productos, para los que ofrece dos modalidades de adquisición: mediante el pago de una licencia o a través de una suscripción mensual.

Los costos son muy variables y dependen de muchos factores. Su sistema de contabilidad cuesta $317.00 por una suscripción mensual individual, únicamente para Aspel COI. Si se prefiere pagar por la licencia, el precio es de $7, 608.00 pesos.

En caso de requerir funciones de administración, se debe adquirir Aspel SAE, que tiene un costo de $570.00 pesos por una suscripción individual o de $13,680.00 pesos por la licencia; y en este caso la póliza de soporte tiene un valor de $1,500.00 pesos.

Por otro lado, Aspel se puede adquirir mediante un distribuidor o en línea.

Bind ERP en resumen 

  • Planes trimestrales y anuales. Precio desde $3,849 más IVA al año
  • Maneja 6 módulos básicos: inventarios, compras, ventas, finanzas y reportes. Módulos de proyectos y contabilidad en planes +Impulso y +Crecimiento
  • Soporte y actualizaciones incluidas
  • Integración con miles de aplicaciones (vía Zapier) y Marketplace de aplicaciones nativas (PayU, Shopify, etc.) 
  • Manejo de productos en lotes y pedimentos​
  • Maneja listas de precios​ y depreciaciones de forma automática
  • Contabilidad electrónica automática​
  • Sistema multimoneda​
  • La conciliación bancaria es automática​

Aspel en resumen 

  • Ofrece 6 productos: uno para cada necesidad de administración del negocio. La licencia menos costosa es de $3,504 más IVA al año, que incluye únicamente el sistema de punto de venta
  • Dos modalidades de pago: licencia o suscripción mensual
  • Cada usuario tiene un costo extra
  • El soporte y actualizaciones tienen un costo extra

Conclusiones 

En resumen, al ser un sistema que vende por separado cada una de sus soluciones de administración, Aspel resulta una opción viable para las pymes que buscan una solución muy específica. Si bien, reunidos, sus productos constituyen una solución integral y adecuada para las grandes empresas, su modelo implica un desembolso importante que muchas pymes no pueden solventar.

Por su parte, Bind ERP es una plataforma de administración más completa sin por ello dejar de ser sencilla de utilizar. De hecho, cuenta con más funciones para el manejo de productos. Asimismo, la estructura de sus planes resulta recomendable para aquellas pymes que buscan crecer. 

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