Los aniversarios, reconocimientos de antigüedad, reuniones de equipo y otros encuentros del trabajo no deben confundirse con eventos sociales.

Cuando organizamos un evento empresarial, corremos el riesgo de caer en uno de dos extremos: que termine siendo tedioso y aburrido o, por el contrario, se convierta en un encuentro social con mucha interacción, pero sin lograr un objetivo específico.

Para evitarlo, la planeación y el control deben estar presentes en todos los eventos, desde una reunión informal de bienvenida para nuevos empleados, hasta el evento corporativo para festejar el aniversario de la compañía.

Con años de experiencia en la organización de eventos corporativos, el director de AM Planning, Alejandro Mena, nos ofrece 3 grandes claves para que estos actos realmente cumplan sus objetivos.

1. No confundir con eventos sociales

“Algo muy importante y que evitamos a toda cosa, es que un evento empresarial se convierta en un evento social. Esto no significa aburrido o tedioso, sino un evento controlado y con un objetivo para el colaborador”, refiere Mena. Se logra cuidando dos aspectos:

  • Vigilar que se cumpla el objetivo central. El evento debe servir para transmitir un mensaje o una historia sobre la compañía.
  • Controlar las condiciones en que se desarrolla. El comportamiento de los asistentes, así como el contenido de los mensajes, deben estar acordes al tono del evento.

2. Planear y desarrollar 3 documentos básicos

“La clave del éxito de cualquier evento evidentemente es la planeación”, sentencia Alejandro Mena, sin pensarlo dos veces. En concreto, implica el seguimiento a través de tres documentos básicos:

  • El cronograma de montaje. Contiene las acciones y horarios que deberá cumplir cada proveedor. “Este cronograma de claridad a todos: al coordinador para saber qué esperar; y al salón, para que los elevadores de carga y andenes no estén saturados”.
  • El guion técnico. “Es una secuencia detallada tanto del orador, como de la tecnología, la operación del salón e invitados”, comenta el especialista. Un ejemplo es:

“Durante la presentación del director, en pantalla estaremos viendo “x” filmina; en circuito cerrado, estaremos viendo “x close up” del director; el micrófono del pódium deberá estar prendido con el número “x” y en cocina habrá una indicación que no hay meseros durante este momento”.

  • El “minuto a minuto”. Es el desglose de sucesos generales, pero con horarios aproximados y duración.

3. Explorar formatos interactivos, que no sean eventos tediosos

Si un acto no es dinámico y se prolonga demasiado, ni el mayor presupuesto podrá salvarlo. Por ello, cuando el evento involucra a muchas personas, pero no se tiene la posibilidad de atenderlas a todas, vale la pena pensar en otros formatos.

Por ejemplo, puede hacerse una reunión con algunos de los trabajadores e involucrar al resto en acciones distintas, con intervenciones puntuales que ayuden a transmitir el mensaje.

Los eventos de moda

“Actualmente existe un boom por diversos temas que han sido acogidos por la población y se han repuntado mucho en su petición de eventos”, observa el director de la agencia.

  • Stand up comedy. “Es un recurso de comedia más de crítica social, política. Los standuperos tienen un mayor contacto con su público, rompiendo lo que en teatro se conoce como ‘cuarta pared’”.
  • Gamers. Entre jóvenes y la comunidad en general, ha tomado mucha fuerza la experiencia de los videojuegos. Por ejemplo, en algunas activaciones se juega en línea con el Nintendo original y el contrincante puede estar en el extranjero. “En activaciones comerciales en centros comerciales me han solicitado este tipo de momentos para clientes y generan mucho impacto en los visitantes de los lugares”, comenta el experto.

¿Organizarlo desde casa o recurrir al profesional?

La empresa puede organizar su propio evento, sin ningún problema, destaca Alejandro Mena. La desventaja es que existe un alto riesgo de omisiones y problemas logísticos, ya que los empleados tendrán que combinar esta labor con sus actividades regulares del puesto.

En cambio, al pedir ayuda externa, se incrementan las posibilidades de éxito. “Una agencia tendrá una visión más objetiva por ser externa y podrá dar opiniones o sugerencias sin recelo al hablar”, aconseja Mena.

El impacto logrado también puede ser mayor con una agencia. Pero eso sí, observa el directivo, en la organización de un evento siempre se requerirá de la guía y la información de los colaboradores.