Delegar es la llave que libera tiempo para la dirección estratégica y permite a los trabajadores desarrollarse. Estos son 5 pasos básicos para lograrlo.

Dirigir una empresa es difícil, pero muchos de los tropiezos se deben a una sola razón: los dueños y altos directivos no saben delegar.

En el fondo, estos empresarios no saben administrar personal o piensan que nadie podrá hacer todo como ellos, porque asumen que sus equipos no están preparados para sacar adelante las tareas, de acuerdo con una encuesta realizada por Business Town.

La clave, advierte la misma fuente, es comprender que delegar con eficacia genera un círculo virtuoso. Si el CEO delega, su equipo se desarrolla y así mejora las habilidades que le permitirán asumir cada vez más responsabilidades en la empresa.

Si bien la administración puede ser un camino lleno de imprevistos, hay 5 pasos básicos que puedes seguir para delegar con eficacia y abrir el mencionado círculo virtuoso:

1. Prepárate

Para empezar, es importante identificar todas las actividades que realizas. Aplica un primer filtro en el que detectes aquellas labores que simplemente no se deberían estar realizando, ya sea porque son innecesarias, quedaron obsoletas, ¡o ya se pueden automatizar!

Una preocupación común entre directivos es la creencia de que su personal no está preparado para asumir nuevas tareas. Fotografía vía Pexels.

2. Determina quién lo hará mejor

Ahora es básico comprender cuáles de esas actividades podrías delegar, porque hay personal mejor preparado para ello. En este segundo filtro, es necesario que conozcas las fortalezas, aspiraciones y ambiciones del personal. Entre mejor entiendas a los trabajadores, más efectiva será la actividad delegada.

3. Planea los detalles

Una vez que has identificado a quiénes puedes delegar, el siguiente paso es que anticipes las implicaciones. Delegar no es simplemente dar una orden: es una propuesta que cambiará la carga de trabajo y posiblemente el perfil del puesto.

A partir de estas preguntas, podrás comprender las consecuencias de tu decisión y anticiparte a las preguntas e inquietudes de tu personal:

  • ¿Realmente comprendo cuántas horas le tomará a esta persona sacar adelante esta nueva tarea?
  • ¿Cómo encaja esta nueva tarea en su carga de trabajo? ¿Y cómo encaja en sus ambiciones de carrera?
  • ¿Es una actividad que le generará entusiasmo?
  • ¿Le permitirá mantener su balance de trabajo y vida personal?
  • ¿Lo podrá acompasar con sus actividades actuales?
  • ¿Podrá, a su vez, delegarlo a otros?

4. Delega

Ahora sí, llegó el momento de delegar esas actividades a la persona indicada. Más que dar una instrucción, este paso consiste en platicar a partir de una propuesta en la que se establezcas con claridad:

  • En qué consiste la tarea.
  • Los pasos y el proceso que se deben o pueden seguir para llevarla a cabo.
  • Tus propias experiencias con este proceso.
  • Las metas que se deberán alcanzar.
  • La forma en que supervisarás el trabajo.

Recuerda: estás delegando, no deshaciéndote de una responsabilidad. Aún mantienes control del proceso, por lo que las personas que llevarán a cabo las tareas necesitan saber a cuáles indicadores darás seguimiento.

5. Retroalimenta

Mientras la tarea esté bajo tu responsabilidad, este proceso será permanente. Retroalimentar es comunicar a la persona los grados de avance en sus metas y, sobre todo, escuchar sus experiencias y propuestas de mejora.

Si bien el seguimiento de los indicadores no debe descuidarse, debería darse igual importancia al crecimiento profesional del equipo. En teoría, el avance en las tareas también debe representar pasos hacia adelante en el desarrollo del personal.

De hecho, aun cuando nadie pueda desempeñarse mejor que tú, vale la pena darles la oportunidad a los colaboradores que de esa manera podrán crecer o enriquecer su trabajo.