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En esta guía, el consultor de negocios Roberto Elías Luna explica cómo elaborar los reportes finales del año en materia fiscal, financiera, comercial, tecnológica y estratégica, para iniciar el 2019 con el pie derecho.

Los errores son un lujo que una empresa grande puede costear, pero no una pyme. Con esta advertencia, el consultor de negocios Roberto Elías Luna no deja lugar a dudas sobre la importancia de la información y la planeación para las pequeñas y medianas empresas.

Es común perderse entre las vicisitudes operativas y las necesidades cotidianas. Por eso, el cierre de año es el momento para hacer un alto y reunir los datos duros que permitan detectar problemas, áreas de oportunidad y alternativas de crecimiento. Esto se logra a través de los reportes finales por áreas.

“Dentro de las grandes empresas, nadie cuestiona la relevancia del proceso de cierre de año. Desafortunadamente, en el caso de las pymes y profesionistas independientes, la historia es muy diferente”, comenta Luna, quien es instructor de webinars para empresarios en Bind ERP.

Los cierres fundamentales que debe efectuar toda empresa -desde las firmas globales hasta las formadas por una sola persona- son cinco: fiscal, contable o financiero, comercial, tecnológico y estratégico.   Clic para tuitear

Los cierres fundamentales que debe efectuar toda empresa -desde las firmas globales hasta las formadas por una sola persona- son cinco: fiscal, contable o financiero, comercial, tecnológico y estratégico.

Los interesados en conocer a fondo los procesos para el cierre de año, pueden ingresar al webinar que se impartirá este jueves 13 de diciembre.

Con una formación de contador y una trayectoria como académico y asesor empresarial, Roberto Elías Luna explica para Experto PYME qué se debe incluir en cada cierre. Por orden de importancia, la sorpresa es que el cierre estratégico es el primero, mientras que el fiscal -que es el más común- es el último. Esto se debe a que la reflexión que permite el proceso de cierre de año genera un mayor valor agregado para cualquier empresa, que la declaración anual.

1. Cierre estratégico: definir el rumbo del negocio

El día de las pymes casi nunca alcanza para las actividades de operación… mucho menos para las estratégicas. Por eso, Roberto Luna aconseja aprovechar el cierre del año para concentrarse en la dirección del negocio: en líneas generales qué lecciones se aprendieron y hacia dónde va en los meses o años siguientes.

Debes considerar: Objetivo: Qué hacer:
Metas y objetivos Conocer el avance de las metas y objetivos que se definieron al inicio del año Calcular el porcentaje de avance por cada meta u objetivo
Benchmarking Conocer la situación comparativa de la empresa respecto a la competencia Identificar cómo le fue a los competidores en al año y a la industria en general
Entorno Identificar los principales cambios en el entorno de negocios que afectarán a la empresa Analizar reportes sobre expectativas para la industria y el país

 

2. Cierre tecnológico: asegurar la competitividad

La eficiencia depende de la tecnología. Esta relación se ha hecho más evidente con la adopción de herramientas digitales que ya son críticas para la competitividad. Esto es porque las soluciones tecnológicas permiten una alta velocidad de respuesta ante los cambios en el mercado, explica el consultor.

Debes considerar: Objetivo: Qué hacer:
Equipo Conocer la situación actual del equipo Inventario del equipo tecnológico
Herramientas Determinar el estatus de las herramientas Inventario de soluciones tecnológicas
Habilidades Conocer las habilidades tecnológicas de los recursos humanos Inventario de habilidades digitales

 

3. Cierre comercial: garantizar la columna vertebral de la empresa

La importancia de este reporte está claro porque sin ventas, no hay negocio. “Las áreas de oportunidad que se logran identificar en este reporte y en general la información que aquí se genera, es de vital importancia para el éxito de la pyme”, resume Roberto Elías Luna.

Debes considerar: Objetivo: Qué hacer:
Actividades de mercadotecnia Analizar el impacto de las inversiones realizadas en mercadotecnia Listado de las actividades que se realizaron, inversión y  resultados
Volúmenes de venta Conocer la mezcla de productos y servicios que se vendieron. Mientras más detalle se tenga, mejor Listado de los productos y/o servicios que se venden, cantidades vendidas en total, por áreas geográficas y otra información
Ticket promedio de compra Conocer el monto de la venta promedio que tiene la empresa por cliente Calcular ticket promedio de compra en total por producto, por mercado y por temporada
Retroalimentación Conocer la percepción de los clientes, de clientes perdidos y prospectos no convertidos. Llamadas telefónicas, emails, encuestas de satisfacción

 

4. Cierre contable-financiero: conocer el funcionamiento real

“Desde el punto de vista de los pesos y centavos, este es el cierre más importante porque es como una fotografía del negocio”, comenta el consultor. Si bien no es obligatorio, es útil porque muestra si el negocio está dejando o no utilidades.

Debes considerar: Objetivo: Qué hacer:
Estado de resultados Conocer la utilidad o pérdida Restar los gastos a los ingresos del año
Estado de situación financiera Tener una fotografía del total de recursos y obligaciones Sumar el total de activos (recursos), pasivos (deudas) y capital (inversión de dueños)
Flujo de efectivo Conocer si el flujo de efectivo fue positivo o negativo Restar a las entradas de efectivo las salidas de efectivo

 

5. Cierre fiscal: cumplir con las obligaciones

Todos los negocios y profesionistas independientes deben llevar a cabo un cierre fiscal que dé pie a la declaración anual. Su mayor importancia, nos recuerda Luna, radica en que es obligatorio, pues no sirve de mucho para la toma de decisiones.

Debes considerar: Objetivo: Qué hacer:
Situación fiscal actual Verificar el estatus fiscal directamente con Hacienda Solicitar carta de cumplimiento en el SAT
Documentación Contar con todos los documentos físicos o electrónicos que respalden las operaciones Seleccionar aleatoriamente operaciones de cada mes y verificar su documento
Contabilidad electrónica Verificar la obligación de presentar contabilidad electrónica Preguntar directamente al contador sobre este aspecto
Operaciones contables Asegurarse de incluir en las operaciones del año, lo que únicamente se refleja contablemente, como las depreciaciones, amortizaciones, reclasificaciones e inventarios. Preguntar directamente al contador sobre este aspecto

 

¡A concentrarse en lo importante!

En el caso de las pymes, Roberto Luna cuenta que es común que los dueños se pongan varias camisetas al día: de gerente comercial, de operaciones, de recursos humanos… En este sentido, el consejo del asesor es ponerse la camiseta de director general y tomarse el tiempo para identificar las fortalezas desarrolladas durante el año, así como las principales debilidades que podrían estar limitando el crecimiento y la rentabilidad del negocio.