La estrategia de gestión de compras depende del tipo de productos o servicios, su importancia para el negocio y los riesgos que detectemos en el suministro.
Tiempo, calidad y precio. Éstos son los ejes que toda gestión de compras debe balancear en el abastecimiento de bienes y servicios para el negocio, para que el aprovisionamiento sea de la mayor calidad posible, por el mejor valor y en el tiempo adecuado.
En efecto, la gestión de compras es una función ambiciosa en cualquier empresa. Y es que además de satisfacer a los clientes, debe mejorar los márgenes de utilidad, de acuerdo con el Diploma Internacional en Gestión de Compras de la ESAN.
Para cumplir este objetivo, debemos plantear una estrategia de gestión de compras, que dependa de tres grandes factores: el tipo de productos o servicios, su importancia para el negocio y los riesgos que detectemos en el suministro.
La gestión de compras, más que abastecer
Parte fundamental de la cadena de suministro, el área de compras es responsable de elegir a los mejores proveedores, para abastecer los productos o servicios al mejor valor total. Esta función cumple dos objetivos primordiales:
- Adquisición
La gestión de compras se encarga de adquirir la maquinaria, equipos, herramientas, mobiliario, servicios, materias primas e insumos, materiales, repuestos y otros bienes necesarios para la operación del negocio.
- Apoyo a las operaciones
Esta función también es responsable de adquirir con los proveedores los materiales y productos que se requieren, como parte de la actividad productiva de la empresa. En otras palabras, los componentes que serán transformados para revenderse.
La estrategia de compras según Kraljic
Bien dicen que la práctica hace al maestro, y la gestión de compras no es la excepción. La operación diaria va enseñando a las pymes cómo elegir a los mejores proveedores y en qué términos, a fin de cumplir con los requerimientos de tiempo, calidad y precio.
Sin embargo, el camino se acorta con la estrategia planteada por Peter Kraljic, un académico que creó una matriz que se ha convertido en el referente de las grandes empresas para elegir la gestión de compras más adecuada. Este modelo ofrece dos premisas antes de pasar a la definición de la estrategia.
1. Evaluar a proveedores, según su importancia
Para empezar, Kraljic recomienda evaluar la importancia de los proveedores, así como de sus productos y servicios. De acuerdo con Marcos Panaggio, profesor de OBS Business School, los criterios para hacerlo son:
- Impacto en el resultado. Cada compra reviste una importancia estratégica distinta para el negocio, en términos del valor añadido, del impacto en la rentabilidad y su porcentaje en los costos totales.
- Riesgo en el suministro. La posibilidad de adquirir el bien o servicio siempre es más o menos compleja, dependiendo de la escasez de la oferta, los obstáculos de entrada, el costo logístico, el nivel de competencia entre los proveedores y otros aspectos que varían por sector.
2. Determinar la categoría
Kraljic clasificó los bienes o servicios que se adquieren con la gestión de compras, en cuatro categorías.
- Productos apalancados o commodities. Son los artículos fáciles de conseguir y sin valor añadido, con una calidad estandarizada. Por lo mismo, son ofrecidos por muchos proveedores y su riesgo en el suministro es bajo.
- Productos estratégicos. Son productos cruciales para la actividad principal de la empresa. Por lo general, su riesgo de suministro es alto porque escasean o bien, implican una logística complicada.
- Productos rutinarios. En esta categoría, se enmarcan los productos fáciles de comprar, de bajo costo, necesarios mas son cruciales para la actividad principal de la empresa.
- Productos críticos. También llamados “productos cuello de botella”, se trata de artículos con alto nivel de escasez, accesibles a través de pocos proveedores. Su impacto en los resultados financieros es bajo.
3. Definir la estrategia
Ahora sí, habiendo considerado la importancia y la categoría de productos, podemos elegir una estrategia de gestión de compras adecuada. De acuerdo con Kraljic:
- En el caso de productos apalancados, es recomendable que la estrategia sea reducir costos de adquisición por medio de licitaciones.
- Para los productos estratégicos, la gestión de compras debe buscar alianzas para garantizar el abastecimiento a precios competitivos.
- En los productos rutinarios, una estrategia es reducir la cantidad de proveedores y agilizar su contratación, para mantener la estandarización y bajo costo de los artículos.
- Cuando se trate de productos críticos, la gestión de compras puede enfocarse en reducir la dependencia de proveedores únicos. Ampliando su variedad, se garantizará el suministro.
Todo empieza con los proveedores
Existen otros criterios para lograr una adecuada gestión de compras. Por ejemplo, en la elección de proveedores, la Guía Cómo gestionar un departamento de compras de la empresa mexicana Bind ERP, recomienda estos 5 criterios:
- Reputación
- Plazos de entrega
- Estabilidad económica
- Flexibilidad de pagos
- Calidad
Gestión y políticas de compras
Ahora bien, la gestión de las compras se apoya en una serie de lineamientos y reglas específicas, llamadas políticas de compras.
La finalidad de contar con políticas en esta área, es orientar al personal de compras sobre los criterios para la toma de decisiones y los pasos a seguir. En otras palabras, tiene que ver con la estandarización de procesos en esta área.
Si bien varían por empresa, las políticas de compras básicas deben abarcar estos temas:
- Ética
- Fuentes de abastecimiento
- Especificaciones que debe cumplir la mercancía
- Lineamientos de precios y calidad
- Procedimientos
- Procesos de pago y entrega
- Compras recíprocas
La gestión de compras se facilita de esta manera, pues las políticas claras orientan a todo el personal involucrado, así como a los proveedores.
Yenisey Valles
Hago periodismo económico desde el 2002 y me especialicé en esta área con un diplomado en el Tec de Monterrey. Soy comunicóloga, maestra en Humanidades por la UDEM y doctora en Ciencias Sociales con orientación en Desarrollo Sustentable por la UANL. Actualmente, soy Content Manager en Bind México, además de impartir talleres de redacción en posgrado.
