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¿En qué deben fijarse las empresas para cumplir con la nueva ley home office y que los recursos sean deducibles?

Durante la pandemia, el home office ha sido fuente de alivio para el sector productivo, pero también ha puesto en evidencia la necesidad de regular los derechos y obligaciones de empleadores y trabajadores.

Por ello, el pasado 11 de enero entró en vigor la llamada ley home office, que consiste en una reforma a la Ley Federal del Trabajo (LFT).

Es la primera regulación de esta modalidad en la historia de México, a pesar de que ya éramos el segundo país latinoamericano con mayor número de trabajadores a distancia, solo detrás de Brasil.

Esta reforma representa desafíos en lo laboral y en lo fiscal, como explican Germán de la Garza, socio líder de servicios laborales en Deloitte México, y Alberto Miranda, especialista fiscal de la misma consultora.

Las novedades de la ley home office

La reforma regula el teletrabajo en dos sentidos:

  • Define el trabajo a distancia como todo aquel trabajo que se desempeña desde el domicilio del trabajador o desde el lugar que éste determine para tales efectos.
  • Establece derechos y obligaciones que el personal y los empleadores podrán exigir, únicamente cuando el profesionista trabaja a distancia más de 40% del tiempo de su jornada laboral.

Con el objetivo de fomentar el home office, esta reforma contiene modificaciones pensadas para que tanto empresas como trabajadores sean más productivos, no solo durante la pandemia, sino en condiciones sociales y sanitarias normales.

De hecho, algunas modificaciones tendrán que esperar a que las autoridades redacten y aprueben una nueva Norma Oficial Mexicana (NOM), explicó Germán de la Garza.

Los desafíos para las empresas

De acuerdo con el especialista de Deloitte México, la reforma es una adición a la LFT que implica algunos desafíos estratégicos y operativos para los patrones.

1. Determinar si es conveniente el home office en la empresa

Primero, los patrones necesitan identificar en qué situaciones se presenta la modalidad de teletrabajo y en cuáles, no. Además, analizar en qué funciones o posiciones del organigrama sería beneficioso establecer este esquema.

Para lograrlo, se recomienda recurrir a una asesoría especializada, a fin de determinar hasta qué punto sería útil implementar el teletrabajo.

Enseguida, es indispensable negociar con los trabajadores, pues esta modalidad no se puede imponer a los empleados que ya fueron contratados en modalidad presencial.

En el caso de las nuevas contrataciones, el trabajo a distancia puede ser establecido como un requisito de la vacante.

De acuerdo con Germán de la Garza, una opción conveniente es el esquema híbrido de trabajo, cuidando que la prestación de servicios a distancia sea menor al 40 por ciento de la jornada laboral.

Las empresas deben hallar los mecanismos para cumplir con sus nuevas obligaciones en el home office.

2. Cubrir y acreditar servicios de telecomunicación y energía eléctrica

Uno de los retos operativos es que ahora el patrón debe pagar al teletrabajador sus servicios de telecomunicación, así como una parte proporcional del consumo de energía electrónica.

Durante el seminario de prensa de Up Sí Vale, sobre la nueva reforma en materia de teletrabajo, De la Garza declaró que la parte de los apoyos a los costos derivados del trabajo será crucial, pues será de los puntos más fáciles de acreditar.

“En el momento en que la autoridad comience con las inspecciones, solicitarán a las empresas que acrediten la entrega de dichos insumos. Lo que recomendamos es tener documentos muy claros en donde se acredite la fecha, tipo de insumo o herramienta de trabajo se entrega, ya sea en especie o por cualquier tipo de medio electrónico”.

Germán de la Garza.

Sin embargo, no se ha determinado el método o criterio claro para establecer la proporción del consumo de energía eléctrica que debe cubrir el patrón.

“Hay empresas que se han apegado al criterio de algún especialista para determinar el consumo de energía eléctrica promedio en un día de trabajo, ese consumo se cuantifica y esa es la cantidad que se paga de manera quincenal”, refirió el socio de Deloitte México.

En todos los casos, es crucial que este porcentaje esté pactado por patrón y trabajadores, y que la cantidad esté determinada en el contrato de trabajo.

3. Asegurar la deducibilidad

Los gastos en que incurra el patrón para proporcionar las herramientas de trabajo en el home office, son deducibles.

Sin embargo, de acuerdo con Alberto Miranda, especialista fiscal de Deloitte, los patrones se enfrentan a dos grandes retos para asegurar la deducibilidad:

  • Contar con el CFDI. El recibo del servicio de energía eléctrica está a nombre del trabajador, no de la empresa, por lo que hay que buscar mecanismos para timbrar correctamente y cubrir con este gasto mediante una factura a nombre de la compañía.
  • No mezclar con salarios. La empresa no debe entregar dinero en efectivo o depositar este recurso en la cuenta de nómina, ya que se consideraría como salario y no podría deducirse, advirtió Miranda.

En tal sentido, el especialista refirió que los monederos o electrónicos o tarjetas de vales son opciones factibles para estos depósitos.

“Así sería muy claro que es una tarjeta del patrón, con recursos de la empresa, destinados a las herramientas que necesitan los trabajadores, cumpliendo con la ley”, declaró durante el mismo encuentro con la prensa. 

Además, la dispersión de los recursos en estos monederos se puede etiquetar como gasto en herramientas de trabajo para teletrabajo. De esta manera, los patrones pueden cumplir con sus nuevas obligaciones derivadas de la nueva ley home office.