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Las empresas sin experiencia en trabajo remoto, pueden alcanzar altos estándares de productividad con medidas específicas.

Para el pensamiento tradicional, hablar de home office es despertar una serie de temores arraigados, como la dispersión laboral, el descontrol y la falta de colaboración entre los equipos de trabajo. En otras palabras, se piensa que el trabajo a distancia es sinónimo de baja productividad.

Sin embargo, como revelan diferentes reportes y casos de éxito, el trabajo a distancia funciona como cualquier otra modalidad laboral, con sus propias ventajas y desventajas.

Igual que el esquema de trabajo presencial, el home office necesita seguir algunas reglas para que logre la productividad, con el beneficio extra de que representa un diferenciador importante para aumentar la retención laboral.

Por eso, reunimos aquí las mejores prácticas documentadas por empresas que han transitado al home office con éxito, ya sea de manera transitoria o definitiva, comenzando por la base de la productividad en cualquier empresa: los objetivos generales de la compañía y los específicos para cada área o puesto de trabajo.

¿Cómo medir la productividad?

En general, la productividad se define como la capacidad de producción por unidad de trabajo. No obstante, cada organización tiene sus propios estándares y prioridades sobre “producción”, es decir, sus objetivos e indicadores.

La productividad se mide en función de los objetivos de toda la organización, así como de cada área de trabajo. Es crucial tener una visión global del trabajo, en función de los resultados generales que se esperan en el negocio, como explica Expansión.

Para ello, es importante:

  • Construir indicadores de medición de toda la empresa y por áreas
  • Medir la productividad de los colaboradores
  • Generar indicadores vinculados a la estrategia del negocio

La productividad del home office

Una vez definidos los indicadores de productividad del home office, es más sencillo establecer los resultados esperados para cada una de las áreas.

Ésta es una guía de buenas prácticas relacionadas con el logro de objetivos a través del trabajo a distancia, tomadas de los webinar “Ask-Me-Anything on «Managing in a Remote World«, de Christian McCarrick, de Plato; y “Salva a tu empresa de esta crisis: plan inmediato”, de la Copamex.  

  1. Comunica a los empleados las razones por las que se implementa el home office.
  2. Valida que a distancia se puedan garantizar los mecanismos de seguridad de la información para evitar la vulnerabilidad de datos sensibles: conexiones por VPN, sistemas de comunicación internos, archivos compartidos por intranet, etc.
  3. Garantiza que los colaboradores cuenten con el equipo adecuado y conexión a internet, con el ancho de banda suficiente para manejar el software o accesos que usan en la empresa.
  4. Asegúrate de que cada trabajador comprenda sus funciones y las metas que deberá seguir cumpliendo para su productividad.
  5. Establece un esquema diario de trabajo, de preferencia con el mismo horario que de costumbre, especialmente si nunca habían realizado home office. Evita las comunicaciones fuera del horario laboral.
  6. Comunica los mecanismos con los que se dará seguimiento al trabajo individual y de los equipos, así como los canales de comunicación que se emplearán. Algunas aplicaciones como Slack, Monday, Trello, Toggl y Microsoft Teams permiten poner en común las agendas y avances individuales.
  7. Puedes definir 2 juntas diarias online, al iniciar y al finalizar la jornada, para escuchar y dar retroalimentación sobre los pendientes del día. Además, esto ayuda a que los colaboradores se mantengan en sintonía, se sientan escuchados y no pierdan el foco.
  8. Fija reuniones semanales de seguimiento con los colaboradores. Se recomienda tener al menos 2 juntas clave: los lunes para establecer las metas de la semana y los viernes para compartir avances y celebrar logros.
  9. Contempla espacios semanales para una convivencia virtual de los trabajadores, para ayudar a mantener el espíritu de equipo y cuidar la salud mental.
  10. Monitorea la productividad y el bienestar de los trabajadores, a través de prácticas como realizar reuniones sincronizadas y combinar la comunicación con reuniones 1-1.
  11. Define políticas claras que establezcan cómo funciona el home office, para qué cargos, en qué casos, qué pasa si no se cumplen los objetivos, canales de comunicación, sanciones, etc.
  12. Contempla un periodo de ajuste, para que los colaboradores con dificultades desarrollen el hábito de trabajar desde casa.
  13. Pon en práctica técnicas de administración del tiempo para eficientar actividades, tal como la técnica Pomodoro. Prioriza tus actividades, comienza con la de mayor urgencia, utiliza tu temporizador para fijar lapsos de 20 minutos y trabaja de manera intensiva en dicha actividad, al finalizar, tómate de 5 a 10 minutos de reposo y comienza con la siguiente en la lista. Así, es posible alcanzar cada vez mayores niveles de productividad.