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Conoce los protocolos para realizar videoconferencias más productivas y eficientes.

Las videoconferencias llegaron para quedarse en el mundo laboral, pues son un medio útil para trabajar a la distancia, colaborar y mantener contacto con los compañeros de trabajo.  

Para la comunicación entre los equipos que realizan teletrabajo, nadie duda que las videollamadas son más atractivas y pueden ser más eficaces que las llamadas simples.  

Sin embargo, las videoconferencias también plantean más exigencias, no solo porque requieren internet con buen ancho de banda, sino también porque sus participantes necesitan seguir algunas reglas de etiqueta o protocolos básicos para evitar ruidos y barreras en la comunicación. 

Problemas comunes en las videollamadas 

Debido a la restricción de la movilidad social por la contingencia sanitaria del Covid-19, de repente millones de personas se vieron obligadas a realizar home office. Y las reuniones tradicionales fueron reemplazadas con las videoconferencias. 

Esta experiencia ha generado barreras de comunicación y problemas para la productividad que quizá te resulten familiares. Éstas son algunas de ellas: 

  • Ruidos en el entorno de los participantes  
  • Vestimenta inapropiada  
  • Asimetría en la comunicación, cuando no todos activan su video  
  • Desorden en el desarrollo del tema, por la falta de dirección de la reunión 
  • Incomodidad de los participantes, por el temor a revelar espacios íntimos del hogar 

La mayoría de estos problemas surgen debido a que los participantes realizan el teletrabajo desde su casa y a que, en general, desconocen las reglas de cortesía, como apunta este artículo de CNN. 

10 reglas de cortesía para videoconferencias  

Para que evites estos inconvenientes y ayudes a generar un entorno laboral cómodo y saludable, Cristian Salazar, experto en comunicación y trabajo a distancia te recomienda:    

1. Vístete de manera apropiada 

La recomendación general es utilizar una vestimenta casual, aunque apropiada. Lo ideal es que adaptes tu apariencia a la persona con la que tendrás la videollamada. 

2. Cuida el encuadre 

Es importante cuidar tanto el acercamiento de tu rostro como el encuadre. Evita llenar la pantalla con tu rostro y opta por encuadres de tres cuartos, es decir, que te muestren de la mitad del pecho hacia arriba, explicó Salazar.  

3. Homologa el uso de la cámara 

Todos en la reunión deben mantenerse con la cámara encendida, o bien, apagada. Evita las diferencias en este sentido, pues se genera una asimetría en la comunicación.  

“Si solo algunas personas usan video, la cohesión del equipo se erosiona rápidamente», dijo el experto en eficiencia directiva Mark Murphy a Forbes. 

4. Evita el ruido ambiental  

Utiliza auriculares con micrófono para aislar el ruido del entorno y eliminar el eco. Y en los momentos de escucha, apaga tu micrófono. 

5. Cuida el fondo 

Un fondo lleno de objetos, o que muestre un espacio privado de la casa, puede distraer la atención de los demás. Por eso, debe ser lo más neutro y sencillo posible. Y si no existe un espacio así disponible, es buena idea insertar un fondo artificial.  

6. Lleva un orden 

Cuando la videoconferencia cuente con varios participantes, es indispensable que una persona dirija la reunión y lleve el orden de los temas.  

Al final, esta misma persona –o alguien más que sea asignada como relatora- debe enviar una minuta o documento con los acuerdos de la junta.  

7. Levanta la mano 

Cuando la videoconferencia cuente con varios participantes, se debe activar la función de levantar la mano para pedir turno y hablar. Las interrupciones pueden volver caótica la comunicación este contexto. 

8. Agenda y usa con moderación  

Sí, las videollamadas son atractivas y ayudan a que todos se enfoquen en el tema de la reunión, pero no son indispensables para todos los asuntos. De hecho, para múltiples propósitos es más aconsejable una llamada sin video. 

Y a menos que sea una emergencia, evita video llamar de improviso, una práctica invasiva que puede incomodar o poner a la defensiva a tu interlocutor.  

9. Saluda con alegría 

Cristian Salazar es muy enfático en esta recomendación: saluda a todos con gusto. Recuerda que, para efectos prácticos, es como si estuvieran presentes en la misma sala que tú. Además, así animarás a los compañeros que podrían tener un nivel bajo de energía en ese momento. 

10.  Enfócate en la videollamada 

A muchos teletrabajadores les parece fácil realizar otras tareas mientras atienden una videoconferencia, pero es una falta de respeto. De acuerdo con Salazar y otros expertos en el tema, distraerse en el entorno virtual es igual de molesto que en las reuniones presenciales. 

Por eso, desactiva tus notificaciones y cierra los programas que te puedan distraer. 

Con estas reglas básicas para tus videoconferencias, contribuirás a crear un entorno más saludable y productivo para el teletrabajo.